Firmaların müşterilerine mail yoluyla faturayı ilettikleri ve diğer nüshasının Elektronik fatura formatının içerisinde sakladıkları sisteme e arşiv denilmektedir. Genel Tebliğ de yer alan şartlara göre faturaların uygun olarak düzenlenmesi ve diğer nüshanın elektronik ortamda korunarak ibraz edilmesi gerekmektedir. E arşiv nedir? sorusuna verilen başka tanım ise, e fatura sistemine geçmeyen mükellef ve kullanıcılara, elektronik ortam ile faturalarınızın gönderilmesini sağlayan uygulamadır. Bu uygulamadan yararlanmak için e fatura sistemine de geçiş yapılması gerekmektedir. E arşiv avantajları nedir diye merak edenler için bu avantajları sizlerle paylaşacağız.
E Arşiv Avantajları
- Kargo gönderimi maliyeti, fiziksel olarak arşivleme ve kağıt faturanın basım maliyeti yoktur. Bu sayede sizlere maliyet alanında tasarruf etmeniz sağlanmaktadır.
- Faturanın işlenmesi yüksek bir hızda gerçekleşmektedir. Faturanın gönderimi ve onayı sadece bir kaç dakikanızı alacaktır.
- Faturaların sunulması ve sorgulanması işlemleri anında yapılabilmektedir. Fatura oluşturulduktan sonra hemen müşteriye iletilmektedir. Raporlama işlemini kolaylaştırır.
- Bu uygulama güvenlik hizmetini de arttırmaktadır. Öncelikle faturaların gönderimi yapılırken posta ya da kargoda kaybolması önlenmektedir. Denetim ve veri güvenliğinde alınan operasyonel maliyetler azaltılarak yükünüz hafiflemiş olur.
- Bu sistemi kullanan muhasebe sistemlerinin hata yapma oranı oldukça azalmaktadır. Bu sayede faturalar güvenilir bir şekilde gönderilmektedir.
- E arşiv faturalarda eğer isterseniz firmanızın reklamı ya da logosunu yerleştirebilirsiniz. Böylece fatura ve müşterilerinize gönderdiğiniz arşivlerde firmanızın reklamı gözükecektir. Ayrıca müşterilerinize özel günlerde kutlama mesajları da gönderebilirsiniz.
Kağıt kullanma ve saklama zorunluluğunu kalkmaktadır. Bu sayede iş yeri ve ofislerde boş yere yer kaplayan dosyalara gerek duyulmamaktadır. Kağıdın basım ve gönderilmesi gibi işlemlerden verilen maliyetler olmayacağı için zamandan ve maliyetten büyük tasarruf edersiniz. İstenilen her faturaya kolaylıkla erişilebilmektedir. Elektronik ortamda saklanan ve gönderilen faturalar, her zaman güvenilir bir şekilde saklanmaktadır. Bu sayede faturaların kaybolmasından endişe etmenize gerek yoktur. E arşiv nedir? diye merak edenler için, bu sistemin ne olduğunu, nasıl kullanıldığını ve sağladığı yararları sizlerle paylaştık. Siz de faturalarınızda hem zamandan, hem de maliyetten en güvenilir şekilde tasarruf etmek istiyorsanız, e arşiv uygulamasına geçebilirsiniz.
